Politique de vie privée et de confidentialité

INTRODUCTION

J’ai toujours été soucieuse de protéger les données à caractère personnel que je suis amenée à traiter. À cette fin, je m’engage à respecter pleinement la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (intitulé également « le Règlement Général sur la Protection des Données » ou RGPD) et la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

La présente déclaration de politique « Vie Privée » vise à décrire comment je collecte, utilise et divulgue vos informations à caractère personnel, que ce soit dans le cadre de questions que vous me posez, de votre visite sur mon site internet, de la fourniture d’un service de ma part, ou tout simplement dans le cadre de notre collaboration.

La présente politique de Vie Privée s’applique donc aux données à caractère personnel des personnes suivantes:

– les utilisateurs de mon site internet ;

– les clients de mes services;

– aux personnes physiques de mes Fournisseurs, de mes Prestataires de services, de mes Partenaires publics ou privés, et des personnes que je suis amenée à contacter dans le cadre du développement de mes activités (contacts d’affaires).

– aux visiteurs de mon cabinet;

Je précise que je peux être amenée à modifier la présente Politique de Vie Privée/Confidentialité. Veuillez visiter mon site pour consulter les éventuelles modifications que j' y publierai.

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Quels sont les types de données personnelles que je collecte ?

1.1. Les visiteurs de notre site internet

Il est possible de visiter mon site internet sans me communiquer de données personnelles. Toutefois, lorsque vous visitez mon site, je peux collecter automatiquement certaines informations, que vous décidiez ou non d’utiliser mes services. Il peut s’agir notamment des informations suivantes:

données d’identification électronique ( l’adresse IP, les renseignements d’identification de navigateur, les informations sur l’emplacement de l’équipement informatique et des logiciels, si celles-ci sont disponibles) ;
informations concernant votre navigateur et votre appareil (par exemple, le domaine du prestataire de services Internet, le type et la version du navigateur, le système d’exploitation et la plateforme) ;
données collectées au moyen de cookies (par exemple, les préférences linguistiques et analyses concernant l’utilisation du site Internet, telles que les pages consultées, l’ordre de consultation de ces pages et la durée de consultation).

Pour en savoir plus sur les cookies, y compris la façon dont je les utilise et les choix dont vous disposez, veuillez voir notre notice « Politique de cookies » sur la page d’accueil.

Je recueille également des données lorsque vous me contactez par le biais de mon site internet via le formulaire de contact. Les données que je récolte, à la suite de votre demande, sont :

votre nom (obligatoire)
votre e-mail (obligatoire)
toute autre donnée personnelle que vous m'aurez volontairement communiquée dans votre message.

1.2. Les Clients de mes Services

Lorsque vous commandez l’un de mes services proposés à la vente sur mon site (ex: séance de coaching), je suis amenée à traiter des données personnelles. Ces données à caractère personnel varient en fonction du service demandé. En principe, les données à caractère personnel que je collecte de mes clients se limitent aux noms, prénoms, adresse et numéro BCE soit les données nécessaires pour la prestation de mes services et la facturation. Certaines données relatives aux employés de mes clients personnes morales peuvent également être demandées dans le cadre de la prestation de mes services ou pour le suivi et la gestion de votre demande. Dans les cas où les services demandés entrainent un traitement de données à caractère personnel du client par moi-même au titre de « Sous-Traitant de données à caractère personnel », mes conditions d’intervention seront précisées par des clauses contractuelles spécifiques demandées par le RGPD.

1.3. Les Collaborateurs/partenaires

Si vous êtes un collaborateur ou partenaire, soit en personne physique ou comme représentant d’une personne morale, je suis amenée à collecter des données personnelles qui sont cependant limitées. J'ai en effet, en principe, uniquement besoin des coordonnées des personnes dans votre entreprise qui sont chargées de notre collaboration afin d’assurer la gestion et le suivi des missions ou dossiers traités. Je demande donc les données suivantes :

Nom et prénom
Adresse e-mail
Numéro de téléphone (GSM)
Données bancaires pour la facturation dans le cas d’un collaborateur/partenaire en personne physique.

1.4. Les Fournisseurs/Sous-traitants

Si vous êtes Fournisseur ou Sous-traitant, je suis amenée à collecter des données personnelles qui sont cependant limitées. J'ai en effet, en principe, uniquement besoin des coordonnées des personnes dans votre entreprise qui sont chargées du contrat de sous-traitance qui nous lie afin d’assurer la gestion et le suivi des prestations demandées. Je demanderai donc les données suivantes :

Nom et prénom
Adresse e-mail
Numéro de téléphone (GSM)

Dans certains cas, je peux collecter vos données bancaires afin de vous payer si votre compte n’est pas au nom de votre société. Je peux également détenir des informations supplémentaires qu’une personne de votre entreprise a choisi de me communiquer. Si, pour quelque raison que ce soit, j'ai besoin de données à caractère personnel supplémentaires, je vous en informerai.

1.5. Les Partenaires Publics/privés

Si vous êtes Partenaire public ou privé, je suis amenée à collecter des données personnelles qui sont cependant limitées. J'ai en effet, en principe, uniquement besoin des coordonnées des personnes auprès de votre organisme/entreprise qui sont chargées des affaires qui nous lient afin d’assurer la gestion et le suivi de notre collaboration ou du dossier qui nous concerne. Je collecte donc les données suivantes :

Nom et prénom
Adresse e-mail
Numéro de téléphone (GSM)

Je peux également détenir des informations supplémentaires qu’une personne de votre organisme/entreprise a choisi de me communiquer. Si, pour quelque raison que ce soit, j'ai besoin de données à caractère personnel supplémentaires, je vous en informerons.

1.6. Les visiteurs de nos locaux et bâtiments

Si vous me rendez visite dans mon cabinet, je collecte vos données personnelles suivantes :

Nom et prénom
E-mail
Numéro de téléphone portable

Comment les données à caractère personnel sont-elles collectées ?

2.1. Visite et utilisation de mon site internet

Je peux collecter certaines données automatiquement ou des données que vous me communiquez volontairement via mon site internet, par e-mail ou par téléphone afin de pouvoir vous répondre ou afin de pouvoir vous fournir le service demandé.

2.2. Collaborateur/Partenaires/Fournisseurs

Je reçois des données personnelles directement de votre part de la manière suivante :

Lorsque vous me contactez de manière proactive, généralement par téléphone ou par e-mail ;
Lors de votre accès à mon site internet ;

S’il y a lieu et conformément aux lois et aux réglementations applicables, je peux obtenir de plus amples informations à votre sujet par le biais :

D’études de marché réalisées par des tiers et d’analyses des médias en ligne et hors ligne (que je peux réaliser moi-mêmes ou par l’intermédiaire d’autres entreprises) ;
De banques de données publiques

2.3. Mes clients

Je reçois des données personnelles directement de votre part de la manière suivante :

Lorsque vous me contactez de manière proactive, généralement par téléphone ou par e-mail ;
Lors de votre accès à mon site internet

Finalités et bases légales des traitements

D’une manière générale, les informations à caractère personnel ne sont utilisées que pour me permettre de vous fournir les services demandés, répondre à une commande de services auprès d’un fournisseur, communiquer avec vous, améliorer ou développer mes services ou produits, vous proposer des publicités et des services ciblés, me protéger ainsi que mes clients ou partenaires ou bénéficier d’un service ou d’un produit que j'ai acheté.

Plus précisément, j' utilise vos données à caractère personnel pour :

Me permettre d’améliorer l’utilisation que vous faites de mon site, la base légale étant votre consentement quant à l’utilisation des cookies et mon intérêt légitime en vue de pouvoir vous proposer un site internet optimal (article 6,1 a et Article 6 ,1 f RGPD) ;
Communiquer avec vous afin de répondre à vos questions ou vos demandes sous réserve de votre consentement explicite. La base légale est votre consentement (Article 6,1 a RGPD) ;
Vous permettre de bénéficier des services que je propose dans le cadre d’un contrat que vous concluez avec moi. La base légale est un contrat de services entre vous et moi (Article 6,1 b RGPD) ;
Bénéficier des prestations que j'ai demandées par un contrat (contrat de vente, de sous-traitance ou de collaboration) ou pouvoir vous contacter à propos de nos accords. La base légale étant le contrat qui nous lie et mon intérêt d’obtenir de votre part un service en accord avec mes souhaits ou encore, pour vous, d’obtenir le service commandé auprès de moi même (Article 6, 1 b) ;
Répondre à des obligations légales et réglementaires, la base légale étant l’article 6,1 c) RGPD ;
Vous envoyer des invitations, des promotions, offres, pour des événements notamment de networking, ainsi que des informations générales sur les secteurs d’activités susceptibles de vous intéresser. Cette communication a pour base légale votre consentement explicite (Article 6, 1 a RGPD).
Vous communiquer des offres et services connexes aux services que vous avez utilisés. Cette communication pourra se faire par courrier, par e-mail ou par téléphone. La base légale étant mon intérêt légitime (Art 6, 1 f) RGPD) à vous proposer des services similaires à ceux que vous avez déjà utilisés. Vous pouvez toutefois, à tout moment, refuser ces communications de marketing direct moyennant une notification à mon attention ou via le lien de désinscription qui se trouvera dans ma communication par e-mail.
Sous réserve de votre consentement exprès préalable, je peux partager vos informations personnelles avec des partenaires tiers, qui peuvent vous envoyer des communications commerciales en lien avec leurs produits et services. Vous pouvez toutefois, à tout moment, refuser ces communications de marketing direct moyennant une notification à mon attention ou via le lien de désinscription qui se trouvera dans notre communication. La base légale de ce traitement est votre consentement explicite (Article 6 1, a RGPD) ;
Effectuer des études de satisfaction ou des enquêtes afin d’adapter et améliorer mes services ou produits. La base légale est votre consentement explicite (Article 6, 1 a RGPD) ;
M'aider à constater, exercer ou défendre des droits en justice. Il peut s’agir de situations dans lesquelles j'ai besoin d’obtenir des conseils juridiques en ce qui concerne une procédure juridique où je suis obligée, en vertu de la loi, de conserver ou de divulguer certaines informations dans le cadre de la procédure juridique. La base légale de notre traitement est notre intérêt légitime et le respect de dispositions légales et réglementaires (Article 6, 1 f et Article 6, 1 c RGPD).
La sécurité de mes services et sites internet. Dans ce cas, j'utilise vos données personnelles pour m'aider à vérifier les activités des utilisateurs de mes services, mon site internet, afin de promouvoir la sécurité et prévenir toute activité potentiellement illégale ou en violation avec mes conditions ou politiques. Ce traitement est fondé sur mon intérêt légitime que j'ai à contribuer à la sécurité de mes services et de mes biens (Article 6, 1 f RGPD).
La sécurité de mes locaux et bâtiments. Ce traitement est fondé sur mon intérêt légitime que j'ai à assurer la sécurité de mon cabinet, la confidentialité de mes secrets d’affaires et la sécurité des personnes au sein de mon cabinet (Article 6, 1 f RGPD);

Dans le cas où la base légale du traitement est mon intérêt légitime, je veille à ce que l’impact du traitement sur la protection de votre vie privée soit aussi limité que possible et que, dans tous les cas, l’équilibre entre mes intérêts légitimes et de mes partenaires et l’impact éventuel sur la protection de votre vie privée ne soit pas perturbé. Si vous avez malgré tout des objections contre ces traitements, vous pouvez exercer votre droit d’opposition explicite comme décrit ci-après.

Je m’abstiendra de vendre ou de louer vos données à caractère personnel à des tiers, à moins que vous ne l’y ayez autorisée.

Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel, et qui puis-je contacter ?

Vous bénéficiez de droits par rapport au traitement de vos données personnelles. Je me tiens à votre disposition pour tout renseignement à ce sujet. Vous pouvez également prendre contact à l’adresse mail suivante : coaching@acpaulus.com ou par courrier à l’adresse de mon établissement.

Les principaux droits que vous avez sont les suivants:

Droit de consultation de vos données personnelles

Vous pouvez consulter à tout moment vos données personnelles. Il suffit de prendre contact avec nous à l’adresse mentionnée ci-dessous (Responsable du traitement). On vous fournira alors un aperçu le plus complet possible de vos données, des finalités, des destinataires de ces données, des délais de conservation et l’existence d’un processus de prise de décision automatisé.

Droit de rectification de vos données

Il se peut que les données qui sont en notre possession ne soient plus à jour ou correctes. Vous pouvez à tout moment demander que ces données soient rectifiées ou complétées. Il vous appartient cependant de préciser les données que vous souhaitez voir rectifiées ou complétées.

Droit à la limitation du traitement de vos données

Vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel sous certaines conditions, à savoir ;

– lorsque vous contestez l’exactitude de ces données ;

– lorsque vous vous êtes opposé au traitement et que nous sommes dans une période de vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable de traitement prévalent sur ceux de la personne concernée;

– lorsque vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel serait illicite mais que vous ne souhaitez pas exercer votre droit à l’effacement de vos données ;

– lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles pour les finalités énumérées ci-avant mais que vous vous en avez besoin dans le cadre d’une action en justice.

Droit d’opposition

S’il vous semble que vos données à caractère personnel ne sont pas utilisées d’une manière appropriée, vous pouvez vous opposer à leur traitement pour autant que le traitement soit basé sur nos intérêts légitimes ou sur votre consentement explicite et que cette opposition trouve son fondement sur des raisons tenant à votre situation particulière. Pour exercer ce droit, vous êtes tenu d’indiquer à quel traitement précis vous vous opposez et pour quelles raisons spécifiques. Ces informations sont nécessaires pour pouvoir assurer l’équilibre des intérêts en présence.

Veuillez noter que je ne serai pas en mesure d’accéder à votre demande d’opposition si:

Je peux démontrer que j'ai des motifs légitimes et impérieux de traiter vos données qui prévalent sur vos intérêts ou une autre raison qui justifie le maintient du traitement de vos données personnelles (ex: obligation légale); ou
Je traite vos données aux fins de la constatation, de l’exercice ou de la défense d’un droit en justice.

Droit de portabilité

Dans le cas où vos données à caractère personnel sont traitées dans le cadre d’obligations contractuelles ou d’un consentement explicite et à l’aide de procédés automatisés, vous avez le droit de demander que vos données à caractère personnel vous soient transférées dans un format structuré couramment utilisé, ou soient transférées à un autre responsable du traitement désigné par vos soins. La Loi sur la protection de la vie privée pose toutefois quelques limites à ce droit qui n’est donc pas applicable à toutes les données.

Droit à l’effacement des données à caractère personnel

Vous pouvez me demander dans les cas autorisés par le RGPD que je procéde à la suppression de vos données à caractère personnel sur simple demande de votre part. Ce droit n’est toutefois pas absolu. L’exercice de ce droit ne pourra être mis en œuvre que dans les cas suivants :

– les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;

– la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;

– la personne concernée s’oppose au traitement et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ou si la personne concernée s’oppose à un traitement à des fins de prospection ;

– les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;

– les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale prévue par le droit de l’Union ou par le droit belge ;

– les données à caractère personnel ont été collectées dans le cadre de l’offre de services de la société de l’information.

Droit de porter plainte

Vous avez le droit de porter plainte contre toute violation de vos droits auprès de l’autorité de contrôle si vous estimez que je n'ai pas agit conformément à la législation applicable (contact de l’autorité de contrôle sous l’article « Responsable du traitement »).

Vous pouvez exercer vos droits, nous poser toute question ou commentaire à propos de la présente déclaration à l’adresse mentionnée sous l’article « Responsable du traitement ». Je ferai mon possible pour traiter votre demande dans les meilleurs délais, et dans tous les cas, sous un mois (sous réserve de prolongations autorisées par la loi). Vos droits peuvent être exercés en principe gratuitement sous réserve de demandes excessives qui entraineraient une surcharge administrative importante pour moi.

Le Responsable du traitement de vos données

Conformément au Règlement 2016/679, le responsable de vos données à caractère personnel est :

Anne-Catherine Paulus Coaching

TVA numéro BE0773.750.786
Siège social : A kreides 39, 6700 Toernich
Email :coaching@acpaulus.com
Téléphone : +32498080064

Pour me contacter, vous pouvez adresser vos demandes directement auprès de moi à coaching@acpaulus.com ou auprès de l’adresse postale mentionnée ci-avant.

Pour toute demande, je vous demande, le cas échéant, une preuve de votre identité par la communication d’une copie d’un document d’identité. Je peux également demander toutes informations supplémentaires que je jugerai nécessaires au sujet de votre demande. En cas d’accès aux informations que je détiens vous concernant, je ne vous facturai pas cet accès à moins que votre demande ne soit « manifestement infondée ou excessive ». Dans ce cas, je pourrai vous facturer des frais administratifs raisonnables dans la mesure autorisée par la loi.

Autorité de Contrôle

L’autorité de contrôle en Belgique peut être contactée de la manière suivante :

Par téléphone : (+32) (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail : contact(at)apd-gba.be
Par courrier : Autorité de Contrôle, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles/Brussels, Belgium

Sécurité

J'ai mis en place de nombreuses mesures de sécurité techniques, physiques et organisationnelles afin d’assurer l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données des personnes qui sont amenées à interagir avec moi.

J'ai, en particulier, mis en place des techniques de sécurité afin de protéger les données personnelles stockées dans des serveurs informatiques contre les accès non autorisés, les usages inappropriés, les altérations, la destruction illégale ou accidentelle et la perte accidentelle.

Je suis engagée dans un processus de suivi et d’amélioration continu de ses procédures de sécurité afin de tenir compte des nouvelles technologies ou des nouveaux risques.

Si vous soupçonnez une utilisation abusive, une perte ou un accès non autorisé concernant vos informations personnelles, veuillez m'en informer immédiatement : mail : coaching@acpaulus.com

Qui a accès à mes données personnelles ?

Je peux partager vos données personnelles avec les catégories de personnes suivantes pour autant qu’ils aient un besoin impérieux de connaître vos données personnelles pour la mission qui leur est demandée soit sur la base d’un ‘need-to-know’ :

les collaborateurs des administrations fiscales, assurance, mutuelle, banque ou tout autre organisme public lorsque la loi ou toute autre réglementation exige que vos données personnelles soient communiquées ;
les prestataires de services tiers qui interviennent pour mon compte comprenant notamment les avocats, les huissiers, les consultants externes, les auditeurs, les prestataires informatiques, les sociétés de communication, le personnel de nettoyage et d’entretien des bâtiments;
tout représentant de l’autorité publique, officiers de police judiciaire, les officiers du Ministère public, des services de police dans le cadre de la prévention et répression des infractions et d’une manière générale, toute autorité légalement autorisée à en connaître;
les sous traitants qui interviennent pour mon compte dans la gestion des paiements sur mon site internet, pour la prise de rendez-vous pour pour notre communication (calendly, wix)

8. Combien de temps mes données à caractère personnel seront-elles conservées ?

Je conserve vos données à caractère personnel uniquement le temps nécessaire pour les finalités décrites ci-dessus.

En principe, je supprimerai vos données à caractère personnel de mes systèmes en l’absence de contact avec vous après une période ininterrompue de 13 mois.

Dans le cadre d’un contrat, je conserverai vos données à caractère personnel après une période de 5 ans à dater de la fin du contrat qui nous lie. Je peux cependant conserver vos données personnelles pendant une durée plus longue si la loi ou une réglementation me l’impose.

Je peux également conserver vos données, notamment de facturation ou contractuelles, pour des durées qui me sont imposées par toute loi ou réglementation en vigueur.

DOCUMENTS COMPTABLES

Documents

Délai de conservation

date de début du délai de conservation

Loi

pièces justificatives qui peuvent faire preuve à l’égard de tiers : documents sur lesquels se base chaque écriture comptable

3 ans

à partir du 1er Janvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice

Art III.86 Code de droit économique

Factures

7 ans

à compter du 1er janvier qui suit leur émission

Art 60 §1 et 4 C TVA – circulaire AAFisc n14/2014 du 4 avril 2014

Modifications et amendements

Je peux apporter de temps à autre des modifications à la présente Déclaration de Vie Privée et Confidentialité afin, principalement, de m' adapter aux nouvelles exigences réglementaires. Toute modification prend effet immédiatement après la publication de la Déclaration de Vie Privée et Confidentialité mise à jour. Lorsque vous continuez d’utiliser mes services après la date effective de la Déclaration de Vie privée et Confidentialité amendée, je considérera que vous acceptez ces modifications.